Profissionais que planejam eventos e convenções desempenham um papel vital na indústria do turismo. Não são eles apenas que geralmente decidem qual comunidade receberá uma convenção lucrativa, mas as suas opiniões também importam na forma como uma comunidade é percebida e, como tal, eles passam a agir como parte dessa comunidade, que funciona como uma equipe de marketing não oficial. Não só as suas opiniões importam, para que uma cidade sedie uma convenção de turismo, pois é sábio lembrar que percepções são frequentemente mais poderosas do que os próprios fatos.
Além disso, há uma tendência crescente de que os participantes de convenções aproveitem o período pré ou pós-convenção como uma forma de combinar negócios e lazer. A reunião ou convenção não é apenas uma maneira de aumentar os negócios, mas também pode oferecer oportunidades de férias adicionais para o visitante e receita adicional para a comunidade anfitriã. Essa fusão de negócios e lazer também pode significar que os participantes de uma conferência, reunião ou convenção provavelmente transfiram suas experiências positivas para o hotel, resort e comunidade em que o evento aconteceu.
O outro lado da moeda é quando ocorrem situações fora de controle e quando erros acontecem, muitas vezes a comunidade anfitriã e sua reputação são as primeiras a sofrer. Nunca esqueça isso, turismo é a venda de sonhos e o planejamento deve percorrer um longo caminho para garantir que a visita à sua comunidade, hotel ou atração seja sempre lembrada positivamente ao invés de ser um pesadelo que um visitante gostaria de poder esquecer.
Os profissionais da área de planejamento de convenções e reuniões são uma parte integrante dos esforços de marketing para promover qualquer local. Os profissionais de turismo nacional, precisam encontrar maneiras de integração aos esforços de marketing com os profissionais de turismo internacional, para promoverem juntos o incremento de convenções e visitantes. Infelizmente, há momentos em que um lado ou outro falham em reconhecer que essa interação seja necessária. Quando os planejadores de um evento veem seu trabalho como simples organização e facilitação de uma reunião ou convenção, então toda a comunidade perde.
Para ajudar os profissionais do turismo a se comunicarem melhor com quem forem planejar seus eventos, a Turism Tidbits oferece as seguintes sugestões:
-Bom negócio é quando todo mundo ganha. O que significa que todos precisam entender o que a expectativa da outra pessoa. A indústria procurará satisfazer seus clientes e buscar obter o melhor negócio pelo menor custo. Os funcionários da indústria do turismo devem focar em formas de preencher as vagas nos hotéis e criar o maior rendimento possível. Ambos os lados devem ganhar e para isso precisam entender a negociação pela perspectiva do outro.
– Ofereça um curso sobre o turismo da sua comunidade para provedores locais de turismo. Muitas vezes, cada indústria do turismo componente esquece que é parte de uma experiência total. Visitantes e profissionais não julgam uma comunidade por um único critério, mas sim olham para o pacote total. Pesquise junto aos representantes de hotéis e atrações locais para ajudar a formar o curso, permitindo que todas as partes da indústria entendam as necessidades e os requisitos uns dos outros.
-Atraia a reunião certa para sua comunidade. Nem toda comunidade é o local certo para um tipo específico de reunião ou convenção. Ao tentar atrair uma convenção ou reunião para a sua comunidade considere diversos fatores:
1. Crie um inventário completo do que sua cidade pode oferecer para que uma reunião seja bem-sucedida:
Liste os itens que uma reunião precisaria, e depois priorize esses itens e veja o que sua comunidade tem e o que falta.
2. Saiba o que sua cidade / local tem a oferecer:
Classifique sua cidade de acordo com categorias como: viagem, tempo, tipos de transporte, instalações disponíveis e tipos de atrações.
3. Saiba o que sua cidade / local não oferece: Analise as situações você não gostaria de encontrar ou lidar em sua localidade.
Que desvantagens você precisa superar?
4. Saiba que nem todas as reuniões são iguais.
Tipos diferentes de convenções exigem instalações diferentes. Lembre-se que nem toda cidade é certa para todo tipo de evento. Certifique-se de que as necessidades do seu evento serão satisfeitas com as instalações da sua cidade.
5. Certifique-se de que as agências da cidade trabalham juntas. O profissional de trismo precisa gastar quase tanto tempo com os chefes de outras agências da cidade como com o seu próprio pessoal. Os visitantes veem uma cidade inteira e quando as agências trabalham juntas, está sendo construída uma base para o retorno do negócio.
6. Organize e faça contato com profissionais que realizaram reuniões em lugares semelhantes aos seus.
As pessoas gostam de variedade, mas muitas vezes procuram locais semelhantes aos lugares onde eles tiveram reuniões bem sucedidas no passado. Nomes de organizações comerciais com outras cidades que são semelhantes ao seu.
• Aconselhe os organizadores da convenção sobre a perspectiva de trabalhar com planejador de reuniões locais que conhece bem a comunidade. Esses planejadores locais querem a que a convenção de fora da cidade seja bem sucedida, e eles têm em primeira mão o conhecimento sobre o que fazer e o que fazer. Tendo o apoio da comunidade local também aumenta a credibilidade do evento.
• Discuta com o planejador do evento que veio de fora da cidade o seu conceito de atendimento ao cliente. Como eles querem que a sua comunidade lide com uma questão de mau serviço?
Quais são os requisitos específicos em matéria de segurança?
Quais questões de responsabilidade precisam ser discutidas antes de assinar qualquer contrato?
Em caso de acidente qual deverá ser o protocolo?
• Quais são algumas das necessidades especiais que o evento tem? Sua comunidade consegue atender a essas necessidades?
Os Estados Unidos (e o mundo) são lugares muito diversos com necessidades especiais que vão do físico ao filosófico. Antes de licitar uma convenção ou reunião é importante saber se você pode fornecer itens como:
√ sensibilidade às leis e restrições alimentares,
√ sensibilidade às necessidades médicas dos participantes do encontro,
√ sensibilidade a questões de crime e segurança,
√ sensibilidade aos costumes e hábitos locais,
√ sensibilidade às necessidades religiosas e culturais dos participantes,
√ capacidade de fornecer serviços bilíngues ou multilíngues.
